Kako arhivirati e-pošto v Outlooku (IMAP)

Če uporabljate Microsoft Outlook z IMAP e-pošto, se lahko poštni predal sčasoma močno poveča (tudi več kot 100 GB). To pogosto povzroča počasno delovanje Outlooka, težave s sinhronizacijo in napake pri delu z e-pošto.

V tem kratkem vodiču boste izvedeli, kako pravilno in varno arhivirati e-pošto v Outlooku, zmanjšati velikost IMAP poštnega predala ter se izogniti izgubi podatkov.

Zakaj je arhiviranje e-pošte v Outlooku pomembno?

Redno arhiviranje e-pošte omogoča:

• hitrejše delovanje Outlooka
• manjšo obremenitev IMAP strežnika
• stabilnejšo sinhronizacijo
• dolgoročno hrambo stare e-pošte
• dostop do arhiva tudi brez internetne povezave

Arhivirana e-pošta se shrani v lokalno arhivsko datoteko (.PST) in ni več del aktivnega IMAP poštnega predala.

Kako deluje IMAP arhiviranje v Outlooku (pomembno)

Pri IMAP računih velja naslednje:

Ko Outlook arhivira e-pošto v lokalno .pst datoteko, se ta e-pošta premakne iz IMAP mape in je izbrisana tudi s poštnega strežnika.

To je normalno in pričakovano obnašanje IMAP protokola. E-pošta ni izgubljena, če je arhiviranje uspešno zaključeno.

Previdnostni ukrepi pred arhiviranjem IMAP e-pošte

Preden začnete z arhiviranjem, upoštevajte naslednje korake, da preprečite izgubo podatkov.

1. Preverite e-pošto v webmailu

Prijavite se v webmail ali drug e-poštni odjemalec in preverite, ali je e-pošta res na strežniku.

2. Pripravite varnostno kopijo

Priporočamo vsaj eno izmed možnosti:

• izvoz pošte v dodatno PST datoteko
• kopiranje pomembnih map v ločen arhiv (CTRL + povleci)

To je še posebej pomembno pri večjih poštnih predalih (50 GB+).

3. Najprej arhivirajte manjšo mapo

Pred arhiviranjem celotnega predala:

• testirajte postopek na manjši mapi
• preverite sporočila in priponke v arhivu

4. Izberite pravilno lokacijo PST datoteke

PST arhivi naj bodo shranjeni:

• ✅ na lokalnem disku
• ❌ ne na OneDrive, NAS ali omrežnih diskih

5. Ne ustvarjajte prevelikih PST datotek

Priporočila:

• največ 40–50 GB na PST
• več arhivov, razdeljenih po letih

6. Med arhiviranjem ne zapirajte Outlooka

Prekinjen postopek lahko povzroči nepopoln ali poškodovan arhiv.

Kako ročno arhivirati e-pošto v Outlooku (korak za korakom)

1. Odprite orodje za arhiviranje

1. Odprite Microsoft Outlook
2. Kliknite Datoteka (File)
3. Izberite Info → Orodja (Tools) → Čiščenje starih elementov (Clean Up Old Items / Archive)

2. Nastavite arhiviranje

V pojavnem oknu nastavite:

• Arhiviraj to mapo in vse podmape
• izberite mapo (npr. Prejeto / Inbox)
• pri Archive items older than določite starost sporočil (npr. 12 mesecev)
• po potrebi označite Include items with “Do not AutoArchive” checked

3. Izberite lokacijo PST arhiva

• Kliknite Prebrskaj (Browse)
• Izberite lokalni disk (npr. Documents\Outlook Archives)
• Potrdite z V redu (OK)

Postopek arhiviranja lahko pri večjih poštnih predalih traja nekaj časa.

Kje najdem arhivirano e-pošto?

Po zaključenem arhiviranju Outlook samodejno doda arhiv v levi meni:

• arhiv je prikazan kot lokalna PST datoteka
• ime je odvisno od izbrane datoteke
• e-pošta je berljiva in dostopna tudi offline

Pogosta vprašanja